O apostilamento digital é um exemplo de que, em um mundo cada vez mais digital, é normal que a forma como lidamos com documentos legais também se modifique. Trata-se, portanto, de uma maneira de simplificar processos burocráticos e também de eliminar barreiras internacionais.
Neste artigo falaremos sobre o apostilamento digital e como ele é uma ferramenta importante para facilitar a circulação eficiente e segura de documentos. Continue a leitura!
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O que é o apostilamento digital?
O apostilamento digital, também conhecido como apostilamento eletrônico, é um processo em que documentos oficiais e legais são autenticados e certificados de forma eletrônica para uso internacional, recebendo um selo com um QR Code anexado.
É importante destacar que os cartórios credenciados possuem o arquivo idêntico ao que foi entregue digitalmente e que o mesmo fica armazenado.
Atualmente, trata-se de uma prática bastante comum que simplifica e moderniza o apostilamento, eliminando a necessidade de autenticações físicas em papel.
O apostilamento digital segue as diretrizes da Convenção de Haia, um acordo internacional estabelecido entre diversos países visando aceitação de documentos legais entre eles. Sendo assim, é garantido que os documentos serão reconhecidos em todos os países que fazem parte da convenção.
Como fazer o apostilamento eletrônico?
Em 3 de junho de 2022, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), em parceria com o Colégio Nacional do Brasil, lançou a Apostil, plataforma de apostilamento eletrônico.
Essa plataforma oferece uma solução ágil e descomplicada para autenticar documentos digitalmente, conferindo-lhes validade em todos os países signatários da Convenção de Haia.
Para fazer o apostilamento eletrônico, siga o passo a passo a seguir:
- Inicie fazendo o cadastro ou efetuando o login no sistema Apostil;
- Após a entrada no sistema, você será solicitado a instalar um certificado digital. Isso é feito automaticamente com a instalação da extensão Web PKI. Não se preocupe, o processo é completamente automatizado;
- Acesse a opção “Criar nova apostila” e complete os campos solicitados, incluindo tipo de documento, informações complementares, data do documento, nome do titular, assinado por (você pode usar a função de lupa para localizar o tabelião – CENESC ou o registrador civil/ tradutor juramentado – CRC);
- Marque a caixa que indica “Desejo a versão eletrônica dessa apostila”;
- Anexe o documento em um formato único e sequencial (o arquivo PDF deve ter no máximo 50MB);
- Revise todas as informações preenchidas e clique no botão “Salvar”;
- Após salvar, um número de identificação será gerado e o status aparecerá como “Pendente”. Na parte inferior da mesma tela, você encontrará opções como visualizar anexo, pré-visualização da apostila, assinar apostila, editar apostilamento e cancelar apostila; Revise novamente o anexo e a pré-visualização e, em seguida, clique no botão “Assinar apostila”;
- Selecione o certificado digital ICP Brasil do tabelião ou preposto autorizado e clique em “Assinar”;
- Você será solicitado a fornecer o PIN do certificado para autorizar a assinatura digital;
- Após a assinatura da apostila, o status mudará de “Pendente” para “Concluído”, e você poderá realizar o download da sua Apostila Digital de Haia.
O sistema Apostil é versátil, servindo tanto para solicitar quanto para validar a apostila. Além disso, aqueles que optam pelo apostilamento presencial em cartórios têm a opção de solicitar uma versão digital do documento.
Quanto custa o apostilamento digital?
Em 2023, os valores do apostilamento digital partem de R$ 41,90 nos cartórios do Amazonas e podem chegar a R$ 164,83, acrescidos de R$ 34,69 por folha, em Minas Gerais, como exemplo.
Os preços do apostilamento digital são determinados com base no valor da Procuração Sem Valor Declarado e na tabela específica de cada Estado. Eles seguem as mesmas diretrizes aplicadas ao apostilamento presencial, o que significa que os custos variam conforme a região onde o cartório está localizado.
É importante destacar que, mesmo quando o procedimento é iniciado digitalmente, o apostilamento propriamente dito continua a ser realizado pelo cartório.
É fundamental ter em mente que esses valores são revisados e atualizados anualmente.
Onde fazer o apostilamento eletrônico?
Através da plataforma Apostil, que reúne todos os cartórios credenciados em todo o Brasil, e torna todo o processo de apostilamento mais simples e unificado em um só lugar.
Isso significa que é possível, então, solicitar o apostilamento digital sem a necessidade de sair de casa.
Dentre as empresas que realizam o serviço de Apostilamento de Haia, a nossa favorita é a eTraduções. É uma empresa confiável e com excelentes custos para apostilamento digital. Entretanto, as demais citadas neste artigo também são confiáveis.
Qual a validade do apostilamento eletrônico?
A Apostila de Haia, seja na versão eletrônica ou convencional, não possui prazo de validade, o que implica que uma vez que um documento é apostilado, sua validade é vitalícia.
No entanto, é importante ficar atento a um detalhe: a apostila em si não afeta a validade dos documentos que são apostilados. Portanto, é fundamental prestar atenção à data de validade original dos documentos, já que a emissão da apostila não terá impacto sobre essa data, não a estendendo ou modificando-a de maneira nenhuma.
Qual a diferença entre o procedimento digital e o apostilamento convencional?
A diferença entre o apostilamento digital e o procedimento convencional está, basicamente, no método de solicitação. No primeiro, a solicitação é efetuada pessoalmente em um cartório, enquanto no segundo, é feita de forma online por meio da plataforma Apostil.
No processo digital, então, a autenticação de documentos é realizada por meio de tecnologia eletrônica e o mesmo recebe um selo contendo um QR Code que assegura a autenticidade do documento. Por outro lado, no apostilamento convencional, a validação é garantida mediante a aplicação de selos físicos ou carimbos.
O que é apostila de Haia e sua função?
A Apostila de Haia é, basicamente, um selo ou QR Code emitido pelos cartórios nacionais, anexado a um documento comprovando sua autenticidade e validade em todos os países que fazem parte da Convenção de Haia. Dentre esses países estão a África do Sul, Marrocos, Áustria, Dinamarca, Portugal, Brasil, Costa Rica, Austrália, entre outros.
A principal função da Apostila de Haia é simplificar o processo de autenticação e legalização de documentos públicos para uso internacional. Isso elimina a necessidade de passar por um complexo processo de legalização ou autenticação em cada país onde se pretende utilizá-lo.
Vale destacar que a Apostila de Haia segue um formato padronizado e internacionalmente reconhecido, facilitando a identificação e compreensão por parte das autoridades estrangeiras. Ele é aplicável a uma ampla variedade de documentos públicos, como certidões de nascimento, certidões de casamento, diplomas acadêmicos, registros judiciais, procurações, entre outros.
